【书面告知函该怎么写】在日常工作中，无论是企业与员工之间、公司与客户之间，还是个人与单位之间的沟通，书面告知函都是一种常见且重要的沟通方式。它具有正式性、规范性和法律效力，能够清晰表达信息并作为后续处理的依据。
本文将从书面告知函的基本结构、写作要点以及注意事项等方面进行总结，并通过表格形式帮助读者快速掌握其写作方法。
一、书面告知函的基本结构
| 结构部分 | 内容说明 |
| 标题 | 明确告知函的主题，如“书面告知函”或“关于XXX的告知函” |
| 收件人信息 | 包括收件人姓名、职位、单位名称等 |
| 发件人信息 | 包括发件人姓名、职位、单位名称等 |
| 正文内容 | 说明告知事项、原因、依据、要求等 |
| 结尾语 | 表达希望对方理解、配合或回复的意愿 |
| 签名和日期 | 发件人签名及发出日期 |
二、书面告知函的写作要点
| 写作要点 | 具体说明 |
| 明确目的 | 告知函应开门见山，直接说明告知的内容和目的 |
| 语言简洁明了 | 避免使用复杂句式和模糊表达，确保对方能迅速理解 |
| 事实清楚 | 所述内容必须真实、准确，必要时可附相关证明材料 |
| 语气得体 | 根据对象不同，语气可适当调整，但需保持尊重与专业 |
| 格式规范 | 使用标准公文格式，体现正式性和严肃性 |
三、书面告知函的常见类型
| 类型 | 适用场景 | 示例 |
| 工作通知函 | 向员工传达工作安排或变动 | 关于调整工作时间的通知 |
| 合同变更告知函 | 对合同条款进行修改或补充 | 关于合同条款变更的告知函 |
| 业务沟通函 | 与客户或合作方进行正式沟通 | 关于订单交付时间的告知函 |
| 法律告知函 | 涉及法律问题的正式通知 | 关于违约行为的告知函 |
四、写作注意事项
| 注意事项 | 具体建议 |
| 避免主观情绪 | 保持客观中立，不带个人情感色彩 |
| 不遗漏关键信息 | 如时间节点、责任主体、处理方式等 |
| 确保送达方式有效 | 可采用邮寄、电子邮件、当面签收等方式 |
| 保留备份记录 | 便于日后查证或作为证据使用 |
五、示例模板（简版）
```
书面告知函
致：XXX（收件人）
由：XXX（发件人）
主题：关于XXX的通知
尊敬的XXX：
根据XXX（依据），现就XXX事宜告知如下：
1. 告知……
2. 告知原因：……
3. 要求/建议：……
请贵方予以重视并配合相关工作。如有疑问，请及时与我们联系。
此致
敬礼！
发件人：XXX
职务：XXX
单位：XXX
日期：XXXX年XX月XX日
```
通过以上内容的整理，我们可以看出，一份合格的书面告知函不仅需要结构清晰、内容完整，还要注重语言的专业性和逻辑的严密性。希望本文对您撰写书面告知函有所帮助。
